IT-flytting uten unødvendig nedetid
Planlegg flytting av skjermer, datamaskiner, servere, nettverk og møteromsutstyr. God merking, riktig rekkefølge og tydelig ansvar reduserer feil og driftsstans.
Hva er viktigst ved IT-flytting?
Kartlegg alt utstyr, ta og test sikkerhetskopi, begrens tilgang, merk kabler og enheter, planlegg sikker transport, og test kritiske systemer før virksomheten åpner i de nye lokalene.
IT-flyttingen bør planlegges separat fra møbler og inventar
Teknisk utstyr kan inneholde forretningskritiske data, personopplysninger og konfigurasjoner som virksomheten er avhengig av. Derfor bør IT-flyttingen ha egne ansvarlige, tidsvinduer og godkjenningspunkter.
Planen bør skille mellom klientutstyr, nettverk, servere, telefoni, møteromsteknologi, skrivere, lagringsmedier og annet spesialutstyr.
Kartlegg systemer, utstyr og avhengigheter
Start med en fullstendig oversikt. Virksomheten må vite hva den har, hvor utstyret skal, og hvilke systemer som må være tilgjengelige først.
Klientutstyr
- bærbare og stasjonære datamaskiner
- skjermer, dokkingstasjoner og strømforsyninger
- telefoner, nettbrett og tilbehør
- serienummer og ansvarlig bruker
Infrastruktur
- servere og lagringsenheter
- svitsjer, rutere og brannmurer
- trådløse aksesspunkter
- UPS, rack og kabling
Fellesutstyr
- skrivere og multifunksjonsmaskiner
- møteromsutstyr og skjermer
- kameraer, sensorer og adgangssystemer
- telefoni og resepsjonsutstyr
Kritiske tjenester
- nettverk og internett
- identitet og pålogging
- fagsystemer og databaser
- telefoni, kundeservice og driftsovervåking
Sikre data før utstyret kobles ned
Kontroller at nødvendige filer, systemdata og konfigurasjoner er lagret før nedkobling. Avklar også hvem som kan hente tilbake data dersom noe svikter etter flyttingen.
Oppdater sikkerhetskopien
Kontroller at kritiske data og konfigurasjoner er med før nedkobling.
Beskytt kopiene
Oppbevar kopier adskilt fra systemene som flyttes, med riktig tilgang.
Test gjenoppretting
Bekreft at virksomheten faktisk kan hente tilbake nødvendige data og systemer.
Dokumenter ansvar
Navngi hvem som godkjenner sikkerhetskopi og eventuell gjenoppretting.
Ved større kontorflyttinger kan det være nyttig å bruke en leverandør som har erfaring med å flytte IT-utstyr sammen med møbler, arbeidsplasser og øvrig kontorinventar.
Hold kontroll på utstyr og tilgang gjennom hele flyttingen
Flyttingen skaper et midlertidig miljø der utstyr og lagringsmedier kan være mer tilgjengelige enn normalt. Tilgang må derfor være planlagt og dokumentert.
Definer hvem som får håndtere hva
Leverandører og interne medarbeidere bør bare få tilgang til det de trenger for å utføre sin del av oppdraget. Serverrom, arkiv og lagringsmedier bør ha særskilt kontroll.
Bruk overleveringslister når kritisk utstyr skifter ansvar eller transporteres mellom lokasjoner.
Beskytt data og konfidensiell informasjon
Avklar hvem som kan håndtere utstyr, dokumenter og lagringsmedier. Kritiske enheter bør registreres ved overlevering og ikke bli stående uten kontroll.
Bruk tydelige rutiner for tilgang, transport, midlertidig oppbevaring og bekreftelse når utstyret er mottatt i de nye lokalene.
Merk og pakk utstyret systematisk
Et konsekvent merkesystem reduserer risikoen for feilplassering, manglende kabler og unødvendig tid under oppkoblingen.
Registrer enheten
Noter type, serienummer, bruker, rom og målplassering.
Merk kablene
Bruk samme kode på enhet, kabel, strømforsyning og ny arbeidsplass.
Pakk etter risiko
Bruk egnet beskyttelse for skjermer, servere og følsomt utstyr.
Kontroller før transport
Sammenlign pakkelisten med inventarlisten og registrer avvik.
Planlegg transport, mottak og plassering
Kritisk utstyr bør ha tydelig transportrekkefølge, mottaker og plassering. Unngå at servere, lagringsmedier og annet sensitivt utstyr blir stående uten kontroll.
Avklar kjøretøy, sikring, temperaturbehov, bæreveier, tilgang, ventetid og hvem som godkjenner mottaket i de nye lokalene.
Bruk en mottaksliste med enhetsnummer, avsender, mottaker, tidspunkt og plassering. Det gir bedre sporbarhet dersom noe blir forsinket, feilplassert eller skadet.
Koble opp det viktigste først
Oppkoblingen bør følge virksomhetens driftsbehov, ikke tilfeldig leveringsrekkefølge.
Strøm, rack og nettverk
Kontroller grunnleggende infrastruktur før klientutstyr kobles opp.
Identitet og sikkerhet
Test pålogging, tilgangsstyring, brannmur og nødvendige sikkerhetsfunksjoner.
Kritiske systemer
Start systemer som virksomheten trenger for å levere sine viktigste tjenester.
Arbeidsplasser og møterom
Koble opp brukere og fellesutstyr etter prioriterte avdelinger.
Test arbeidsdagen før de ansatte møter
Testing bør skje mot definerte akseptansekriterier. Det holder ikke at utstyret slår seg på; brukerne må kunne utføre kritiske arbeidsoppgaver.
Nettverk og internett
Test kapasitet, trådløs dekning, segmentering og eksterne forbindelser.
Pålogging og tilgang
Bekreft at brukere får riktig tilgang til systemer, filer og tjenester.
Telefoni og møterom
Test innkommende og utgående samtaler, kamera, lyd og presentasjonsutstyr.
Skrivere og fellesutstyr
Kontroller køer, nettverk, tilgang og utskrift fra aktuelle klienter.
Fagsystemer
La systemeiere utføre representative oppgaver og godkjenne resultatet.
Overvåking og sikkerhet
Bekreft logger, varsler, sikkerhetskopi og nødvendige driftskontroller.
Ha en plan dersom flyttingen ikke går som forventet
Planlegg hvilke tjenester som kan vente, hvilke som krever reservekapasitet, og hvem som beslutter midlertidige løsninger eller tilbakeføring.
Manglende nettverk
Ha alternative forbindelser eller midlertidige arbeidssteder for kritiske funksjoner.
Skadet utstyr
Avklar reserveutstyr, forsikring, dokumentasjon og rask erstatning.
Feil i oppkobling
Dokumenter tidligere konfigurasjon og ha tekniske ressurser tilgjengelig.
Forsinket levering
Prioriter minimumsløsning og definer hvilke tjenester som gjenopprettes først.
Planlegg resten av kontorflyttingen
Kontorflytting Oslo
Gå tilbake til hovedsiden for kontorflytting.
Flytteplan for kontor
Lag tidslinje, ansvar og kontrollpunkter.
Sjekkliste for kontorflytting
Se oppgaver før, under og etter flyttedagen.
Priser på kontorflytting
Se kostnadsfaktorer og hva tilbudet bør inneholde.
Kontoravvikling
Planlegg tømming og tilbakelevering av gamle lokaler.
Spørsmål om kontorflytting
Finn svar om planlegging, pris og gjennomføring.
Flyttebyrå Oslo
Gå tilbake til hovedsiden for flytteprosessen.
Innhent tilbud
Beskriv kontoret, utstyret og ønsket tidsplan.
Spørsmål om IT-flytting
Hva bør inngå i en plan for IT-flytting?
Inventar, sikkerhetskopi, tilgang, nedkobling, merking, pakking, transport, oppkobling, testing, beredskap og ansvar.
Hvordan reduseres nedetid?
Prioriter kritiske systemer, test lokalene på forhånd, flytt i riktig rekkefølge og definer tydelige godkjenningspunkter.
Bør sikkerhetskopien testes?
Ja. Kontroller at kopiene er oppdaterte, beskyttet og kan brukes til gjenoppretting før kritisk utstyr kobles ned.
Hvem bør koble ned og opp utstyret?
Ansvar bør fordeles til personer eller leverandører med riktig kompetanse, tilgang og dokumenterte oppgaver.
Innhent tilbud på kontorflytting
Beskriv arbeidsplasser, IT-utstyr, adresser, tjenester og ønsket tidsplan.