Planlegg tømming og tilbakelevering av kontoret
En god kontoravvikling krever kontroll på inventar, dokumenter, IT-utstyr, avfall, rengjøring og kravene som gjelder ved tilbakelevering.
Hva bør en kontoravvikling dekke?
Kartlegg lokalene, avklar krav fra gårdeier, sorter inventar og utstyr, sikre dokumenter og data, planlegg avfall og lagring, og dokumenter lokalets tilstand før tilbakelevering.
Start med kravene til lokalene
Før tømmingen begynner, bør virksomheten vite hva leieavtalen og gårdeier krever ved tilbakelevering. Kravene kan påvirke demontering, reparasjon, rengjøring og hvor mye inventar som må fjernes.
Gå gjennom leieavtalen
Finn bestemmelser om tilbakelevering, normal slitasje, fast inventar, tekniske installasjoner, rengjøring og eventuelle tilbakeføringskrav.
Avklar uklare punkter med gårdeier skriftlig før arbeid bestilles.
Dokumenter utgangspunktet
Ta bilder av rom, vegger, gulv, dører, kjøkken, tekniske rom og fellesarealer. Dokumentasjonen gjør det enklere å avklare hva som skal utbedres.
Lag en felles liste over avvik, ansvar og frister før utflyttingen starter.
Kartlegg alt som finnes i lokalene
Inventarlisten bør omfatte møbler, arkiv, elektronikk, kjøkkenutstyr, dekor, lagerbeholdning, nøkler, adgangskort og fastmontert utstyr.
Skal beholdes
- Utstyr som flyttes til nye lokaler
- Inventar som skal tilbake til eier
- Gjenstander som fortsatt brukes i virksomheten
- Dokumenter som skal arkiveres
Skal lagres
- Møbler som kan brukes senere
- Sesongutstyr og reserveinventar
- Arkiv med gyldig oppbevaringsbehov
- Utstyr som venter på ny plassering
Skal ombrukes eller selges
- Brukbare kontormøbler
- Teknisk utstyr med gjenværende verdi
- Inventar som kan doneres
- Materialer som kan gå til ombruk
Skal kasseres
- Ødelagte møbler og inventar
- Elektronikk som ikke kan brukes
- Konfidensielt materiale som skal destrueres
- Avfall som må sorteres særskilt
Sorter før bortkjøring
Tidlig sortering gjør det enklere å skille mellom ombruk, materialgjenvinning, elektronisk avfall, farlig avfall og ordinært restavfall.
Møbler
Vurder intern gjenbruk, salg, donasjon eller materialgjenvinning før kassering.
Elektronikk
Skjermer, kabler, skrivere og annet elektronisk utstyr må håndteres separat.
Papir og papp
Skill vanlig papir fra dokumenter som krever sikker destruksjon.
Farlig avfall
Batterier, kjemikalier, lysrør og enkelte tekniske produkter krever riktig mottak.
Plast, glass og metall
Sorter fraksjoner som kan leveres til materialgjenvinning.
Restavfall
Bruk restavfall først når ombruk og korrekt sortering er vurdert.
Virksomheter har krav knyttet til utsortering av flere avfallstyper. Se Miljødirektoratets veiledning
Sikre personopplysninger før utstyr og arkiv forlater kontoret
Dokumenter, harddisker, telefoner, kopimaskiner og annet utstyr kan inneholde personopplysninger eller konfidensiell informasjon. Disse bør ikke behandles som vanlig avfall.
Lag en egen prosess for arkivering, sletting, destruksjon og dokumentasjon. Avklar hvem som har tilgang, hvem som godkjenner sletting, og hvordan tiltakene bekreftes.
Datatilsynet understreker at personopplysninger ikke skal oppbevares lenger enn nødvendig. Les om retting og sletting
Planlegg demontering, bæring og transport
Kontoravvikling kan innebære tunge møbler, store reoler og lange bæreveier. Arbeidet bør organiseres slik at personer, bygg og inventar beskyttes.
Demontering og merking
Merk deler, festemidler og tilhørende møbler før demontering. Skill mellom det som skal flyttes, lagres, selges eller kasseres.
Manuelt arbeid
Vurder vekt, bæreavstand, trapper, arbeidsstilling og behov for hjelpemidler før ansatte eller leverandører starter.
Arbeidstilsynet om manuelt arbeidBeskriv hele oppdraget før du innhenter pris
Tilbudet bør bygge på en befaring eller detaljert oversikt over lokalene, inventaret, avfallet og kravene ved tilbakelevering.
Tømming
Hvilke rom, soner og gjenstander leverandøren skal håndtere.
Demontering
Hvilke møbler og installasjoner som skal tas ned eller tilbakeføres.
Sortering
Hvordan inventar og avfall skal deles i ombruk, lagring og avfallsfraksjoner.
Transport
Antall biler, leveringssteder, tidsvinduer og tilgang ved lasting.
Dokumentasjon
Kvitteringer, veiesedler, avfallsdokumentasjon og bekreftelser.
Sluttkontroll
Hvem som godkjenner lokalene og hvordan mangler skal rettes.
Avslutt med dokumentert sluttkontroll
Den siste kontrollen bør gjennomføres før nøkler og adgangskort leveres tilbake.
Kontroller tømmingen
Bekreft at alt avtalt inventar og avfall er fjernet.
Kontroller rengjøringen
Gå gjennom rom, kjøkken, toaletter og fellesarealer.
Dokumenter lokalene
Ta bilder og noter åpne avvik før overlevering.
Signer protokoll
Få skriftlig bekreftelse på status, mangler og videre ansvar.
Planlegg resten av kontorflyttingen
Kontorflytting Oslo
Gå tilbake til hovedsiden for kontorflytting.
Priser på kontorflytting
Se kostnadsfaktorer og hva tilbudet bør inneholde.
Sjekkliste for kontorflytting
Se oppgaver før, under og etter flyttedagen.
Flytteplan for kontor
Bygg en tidslinje med ansvar, frister og avhengigheter.
IT-flytting
Planlegg sikker håndtering av teknisk utstyr.
Minilager
Se løsninger for inventar som skal lagres midlertidig.
Avfallshåndtering
Les om sortering, bortkjøring og ulike avfallstyper.
Spørsmål om kontorflytting
Finn svar om planlegging, pris og gjennomføring.
Spørsmål om kontoravvikling
Hva inngår i en kontoravvikling?
Kontoravvikling kan omfatte kartlegging, tømming, demontering, sortering, lagring, avfall, datasikkerhet, rengjøring og tilbakelevering.
Hva bør gjøres med møbler og utstyr?
Del inventaret i gjenbruk, salg, intern flytting, lagring, donasjon, materialgjenvinning og avfall.
Hvordan håndteres dokumenter og lagringsmedier?
Kartlegg materialet, begrens tilgang og bruk dokumenterte rutiner for arkivering, sletting eller sikker destruksjon.
Hvem godkjenner lokalene?
Dette bør avklares med gårdeier. Gjennomfør en skriftlig sluttkontroll med dokumentasjon av eventuelle åpne punkter.
Innhent tilbud på kontoravvikling
Beskriv areal, inventar, avfall, tilgang og kravene ved tilbakelevering.